Elektronische Rechnungen

Grundsätzlich gelten für elektronische Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen.

Auch elektronische Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Ihre Belege sind für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren.

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende Grundsätze beachtet werden:

• Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
• Datenzugriff
• Prüfbarkeit digitaler Belege

Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Die elektronischen Belege müssen während der Aufbewahrungsfrist zudem jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.

Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren.

Das Aufbewahrungsmedium kann für steuerlich aufzubewahrende Dokumente nicht frei gewählt werden. Elektronische Rechnungen und Belege müssen zwingend elektronisch archiviert werden.

Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren!

Die elektronische Archivierung muss auf einem Datenträger erfolgen, der eine Änderung nicht mehr zulässt. Zu diesen Datenträgern gehören insbesondere CDs oder DVDs, die nur einmal beschreibbar sind.

Wenn Rechnungen als Anhang zu einer Email gesendet werden (z. B. als PDF-Datei), muss nur die elektronische Rechnung archiviert werden. Die E-Mail dient hier als „Briefumschlag“ und kann gelöscht werden.